Verificar el REPSE de un proveedor, y poder probarlo

La consulta se hace en el padrón público de la Secretaría del Trabajo, en repse.stps.gob.mx, buscando por RFC o por razón social. El artículo 15 de la Ley Federal del Trabajo obliga a que ese padrón sea público y esté disponible en internet, precisamente para que cualquiera pueda comprobarlo. Lo que no basta es mirar: hay que conservar una prueba fechada de haberlo hecho, y repetirla en cada pago.

En cada pago. Tanto la fracción V del artículo 27 de la Ley del ISR como la fracción II del artículo 5º de la Ley del IVA dicen lo mismo: el contratante deberá verificar, cuando se efectúe el pago de la contraprestación, que la contratista cuente con el registro. No dicen «al firmar el contrato» ni «una vez al año». Una verificación hecha en marzo no acredita nada respecto de un pago de septiembre.

Cuatro para el ISR y dos para el IVA. Para la deducción: copia de los CFDI de nómina de los trabajadores que prestaron el servicio, el recibo bancario del entero de las retenciones que les hizo, el comprobante del pago de cuotas al IMSS y el de las aportaciones al Infonavit. Para el acreditamiento: copia de la declaración del IVA del periodo y su acuse de pago. Además, la verificación del registro al momento de pagar.

Sólo para la del IVA, y conviene no confundirlo. La Ley del IVA dice que la contratista debe entregar la declaración y el acuse a más tardar el último día del mes siguiente a aquel en que el contratante pagó, y que si no se recaba en ese plazo hay que presentar declaración complementaria disminuyendo lo acreditado. La Ley del ISR no fija plazo para sus cuatro documentos: sólo condiciona la verificación del registro al momento del pago. Muchas páginas atribuyen el plazo del IVA a los dos impuestos.

Los pagos que hagas a partir de ese momento dejan de ser deducibles y su IVA deja de ser acreditable, porque el artículo 15-D del Código Fiscal condiciona los efectos fiscales a que la contratista cuente con el registro. Lo ya pagado mientras el registro estaba vigente no se contamina, y por eso la prueba fechada de cada verificación es tan valiosa: delimita hasta dónde llegaba tu diligencia. En la práctica hay que suspender pagos, pedirle al proveedor que regularice y documentar la comunicación.

Es mejor que nada, pero es débil: una captura no lleva fecha verificable y se edita con facilidad. Lo razonable es imprimir o guardar en PDF el resultado de la consulta con la fecha visible, archivarlo junto al comprobante de ese pago y llevar una bitácora de verificaciones. Como el artículo 30 del Código Fiscal obliga a conservar la contabilidad cinco años, ése es el horizonte del expediente.

Entonces, para el servicio que le contrataste, es como si no lo tuviera. El folio se otorga por actividad, y prestar servicios no registrados en el padrón es la primera causa de cancelación que lista el ARTÍCULO DÉCIMO QUINTO de las disposiciones generales. Al consultar hay que mirar no sólo que aparezca la empresa, sino que la actividad concreta esté entre las suyas; y el contrato debe señalar el folio de esa actividad.

Sí, y con el mismo rango que el proveedor. El segundo párrafo del artículo 1004-C de la Ley Federal del Trabajo extiende la multa de 2,000 a 50,000 veces la UMA a quienes se beneficien de la subcontratación en contravención de los artículos 12, 13, 14 y 15. Es una de las cosas menos sabidas del tema: la idea de que el REPSE es un problema del proveedor no sobrevive a la lectura de ese párrafo.

Sí, y conviene pactarlo en el contrato para no depender de su buena voluntad. Como respondes solidariamente por sus obligaciones de seguridad social y de vivienda, el acuse de cada informativa cuatrimestral es evidencia de que las está cumpliendo. Del lado del IMSS, el acuse de recibo electrónico es el medio formal para acreditar la presentación, así que es el documento correcto que pedir, no una captura del sistema.

Cinco años, que es el plazo general de conservación de la contabilidad del artículo 30 del Código Fiscal de la Federación. Conviene contarlo desde la fecha de presentación de la declaración del ejercicio correspondiente y no desde el pago, y guardar juntos el contrato, las verificaciones fechadas, los comprobantes de nómina y cuotas, y los acuses de las informativas. Un expediente completo es lo que convierte una revisión en un trámite.