Formato de carta de permiso laboral (Word y PDF)

Siete cosas: a quién va dirigida (empresa y jefe inmediato o Recursos Humanos), tus datos (nombre, puesto y número de empleado si lo tienes), las fechas de inicio y fin con la fecha de reincorporación, los días que pides y si los cuentas como laborables o naturales, si es con o sin goce de sueldo, el motivo con su fundamento cuando la ley lo da, y las firmas: la tuya, el visto bueno del jefe y la autorización de Recursos Humanos. Este formato añade un recuadro «Para uso de la empresa» donde se marca si se autoriza, con qué goce y cuántos días, que es lo que convierte la hoja en prueba de que hubo permiso.

Sólo cuando la ley da el permiso. Para la paternidad este formato escribe solo la fracción XXVII Bis del artículo 132; para votar o ser funcionario de casilla conviene citar la fracción IX del mismo artículo; para una comisión sindical, la fracción X. Para un trámite, un examen, asuntos personales o el fallecimiento de un familiar no hay artículo que citar, y escribir uno inventado sólo resta credibilidad: en esos casos el campo «Fundamento» admite la cláusula del reglamento interior o del contrato colectivo, o se deja vacío.

Elige «Permiso de paternidad» y la hoja sale con los 5 días laborables, el goce de sueldo y el artículo 132 fracción XXVII Bis ya escritos; sólo capturas tus datos y las fechas. Si tu empresa da más días como prestación superior, sube la cifra; si capturas menos de 5, el recuadro de cifras te avisa, porque renunciar a un derecho de la ley no produce efecto (art. 5 fr. XIII). Conviene entregarla con el acta de nacimiento o la resolución de adopción cuando la tengas: la ley no exige un documento concreto, pero el reglamento interior puede pedirlo.

La variante correspondiente escribe la verdad: que la Ley Federal del Trabajo no fija días por fallecimiento y que pides el permiso conforme a la política de la empresa. Es mejor que citar «tres días del artículo 132 fracción XXVII Bis», que es una afirmación falsa muy repetida: esa fracción es el permiso de paternidad. Si tu contrato colectivo o el reglamento interior sí dan días por luto, escribe la cláusula en el campo «Fundamento» y marca «con goce» si así lo dice. Avisa primero por el medio que deje fecha y entrega la carta al regresar; la ley exige el aviso inmediato de las causas justificadas (134 fr. V).

Capturas el primer y el último día y la hoja calcula dos cifras: los días naturales entre ambas fechas, inclusivos, y los días laborables, que son los naturales sin domingos ni descansos obligatorios del artículo 74. La segunda cifra supone que libras el domingo, porque la ley no fija qué día libra cada persona (el artículo 69 sólo exige un día de descanso por cada seis de trabajo); si libras otro día, ajústala. Después eliges en qué unidad pides los días y, si pides más de los que caben entre las fechas en esa unidad, el recuadro te avisa sin bloquear la descarga.

Tú, siempre. Y después quien autoriza: el jefe inmediato con su visto bueno y Recursos Humanos con la autorización, o sólo uno de los dos según cómo se maneje en tu empresa. La hoja lleva las tres líneas y el recuadro de la empresa, que se llena a mano. Lo que importa no es cuántas firmas sino que quede constancia de que el permiso se concedió: la causal de rescisión del artículo 47 fracción X sólo cuenta las faltas «sin permiso del patrón o sin causa justificada», y una carta firmada de autorizada es la prueba de que hubo permiso.

Sí, y en muchos casos es mejor: el correo deja fecha y hora sin depender de que alguien te firme de recibido. Descarga la carta en PDF, adjúntala y escribe en el cuerpo del mensaje las fechas y si es con o sin goce; pide que te confirmen la autorización por el mismo medio. Si tu empresa usa un sistema de permisos propio, úsalo y guarda la captura de la solicitud: el reglamento interior puede fijar el canal (art. 423 fr. IX), pero no puede dejarte sin forma de probar que pediste el permiso.

Si la ley da el permiso con goce —paternidad, maternidad, adopción, lactancia, votar— la autorización «sin goce» es un incumplimiento y el descuento de esos días sería ilegal: el artículo 110 sólo admite siete descuentos y ese no es uno. Si la ley no da el permiso, la empresa puede concederlo sin goce y es válido; el recuadro «Para uso de la empresa» tiene precisamente las dos casillas para que quede claro con qué condiciones se autorizó. En ese caso conviene preguntar por escrito si los días saldrán a cuenta de vacaciones, que es una alternativa frecuente y requiere tu acuerdo (art. 78).

Sí: elige «Bajarlo en blanco», escribe el nombre de la empresa y descarga; la hoja sale con ese encabezado y todos los renglones vacíos a su altura completa, lista para imprimir por lotes y repartir en Recursos Humanos. Trae las casillas de con o sin goce, la unidad de los días, el fundamento, las tres firmas y el recuadro de autorización. Lo que la empresa decida escribir en su reglamento interior sobre «Permisos y licencias» (art. 423 fr. IX) manda sobre el formato; esta hoja sólo ordena los datos que cualquier política necesita.