Acta administrativa laboral: formato, ejemplo y contador de faltas (Word y PDF)

Qué es un acta administrativa y qué dice la ley de ella

Un acta administrativa laboral es un documento privado que la empresa levanta para hacer constar unos hechos ocurridos en el centro de trabajo: una inasistencia, una serie de retardos, una orden desobedecida, una agresión. Dice dónde y cuándo pasó, qué pasó, qué declaró la persona trabajadora al respecto y quién lo presenció. No es una sentencia ni una sanción: es la fotografía escrita de un hecho, tomada el día en que todavía hay quien lo recuerde.

Conviene decir desde el principio lo que la Ley Federal del Trabajo dice y lo que no. No dice «acta administrativa» en ningún artículo: no la exige, no le fija un formato, no ordena que se registre en ningún lado. Las páginas que afirman que «la ley no regula las actas» tienen razón en la letra, pero se quedan a medio camino, porque lo que la ley sí regula es exactamente lo que el acta sirve para resolver. El artículo 784 pone en el patrón la carga de probar, cuando hay controversia, las «faltas de asistencia del trabajador» (fracción III) y la «causa de rescisión de la relación de trabajo» (fracción IV), y añade que «la negativa lisa y llana del despido, no revierte la carga de la prueba». El artículo 804 lo obliga a conservar y exhibir en juicio los controles de asistencia, y el 805 establece que no hacerlo crea la presunción de que es cierto lo que la persona trabajadora afirma en su demanda.

Ahí está la utilidad del acta: es la forma más ordenada de reunir esa prueba el mismo día. Un hecho de hace dos meses contado de memoria por un supervisor vale poco; el mismo hecho asentado la tarde en que ocurrió, con hora, con lo que la persona dijo y con dos testigos que lo firmaron y que pueden ratificarlo, es una prueba. Los criterios de los tribunales sobre estas actas giran en torno a eso: a que quienes las firmaron las reconozcan en el juicio, no a su formato.

Y hay un tercer artículo que da forma al acta aunque no la nombre: el 423, fracción X, exige que el reglamento interior de trabajo contenga las «disposiciones disciplinarias y procedimientos para su aplicación», con dos límites fijos: la suspensión «no podrá exceder de 8 días» y la persona trabajadora «tendrá derecho a ser oída antes de que se aplique la sanción». Por eso el formato de esta página tiene un bloque de declaración y no sólo uno de hechos. Para el trabajador que recibe el acta, PROFEDET asesora gratis; esta página mira el documento desde el lado de quien lo levanta.

Las causas del artículo 47, vistas desde quien tiene que probarlas

El artículo 47 enumera dieciséis causas de rescisión «sin responsabilidad para el patrón» —quince fracciones y la XIV Bis, añadida en 2012—. La calculadora de liquidación las explica desde el trabajador que quiere saber si su despido fue justificado y cuánto le toca. Esta tabla las lee al revés: qué conducta describe cada fracción, con las condiciones que el propio texto pone, y qué tiene que poder probar la empresa, porque una causa que no se prueba es un despido injustificado con todas sus consecuencias.

Fuente: Ley Federal del Trabajo, artículo 47, texto vigente (última reforma DOF 14-05-2026). La columna de prueba es una lectura práctica del artículo 784, no una lista legal.

Tres cosas se pierden al leer la lista de corrido. La fracción I caduca: el engaño con certificados falsos deja de ser causa a los treinta días de prestar servicios. Las fracciones II, III y IV distinguen contra quién y dónde: dentro del servicio contra el patrón, su personal, clientes y proveedores; contra compañeros sólo si se altera la disciplina; fuera del servicio sólo si la gravedad hace imposible continuar. Y la XV, la de las conductas «análogas», no es un cajón para lo que no cupo en las otras: exige que sean «de igual manera graves y de consecuencias semejantes», y es la que más trabajo cuesta sostener.

Con más de 20 años de antigüedad, el artículo 161 sube el listón: el patrón sólo puede rescindir por una causa del 47 «que sea particularmente grave o que haga imposible su continuación», y si no llega a tanto, lo que procede es la corrección disciplinaria. La repetición de la falta deja sin efecto esa protección, y por eso con personal de mucha antigüedad el expediente de actas previas importa más que en ningún otro caso.

Cuántas faltas son motivo de despido y cómo se cuentan los treinta días

La fracción X dice, palabra por palabra: «Tener el trabajador más de tres faltas de asistencia en un período de treinta días, sin permiso del patrón o sin causa justificada». Cada pieza de la frase resuelve una duda que el mercado contesta mal.

«Más de tres»: cuatro

Tres faltas no son causa. Da igual que vayan seguidas o que la empresa las considere inexcusables: la ley puso el umbral en más de tres, y la cuarta es la que lo cruza. Medios y blogs lo resumen como «la ley permite tres faltas», que es una forma engañosa de decirlo —no las permite; no las castiga con el despido—, pero en el número coinciden.

«Un período de treinta días»: naturales, y la ventana se mueve

La ley no escribió «un mes» ni «un mes calendario», y la elección tiene consecuencias. Un periodo de treinta días naturales empieza en la primera falta que se tome como día uno y termina veintinueve días después: del 9 de marzo al 7 de abril, del 27 de noviembre al 26 de diciembre. Las faltas de dos meses distintos se suman si caben en el mismo periodo, y el periodo no tiene por qué empezar en la primera falta del año: empieza donde convenga contarlo. Por eso el contador de esta página ancla una ventana en cada falta injustificada y reporta todas las que reúnen cuatro. Es la lectura de la doctrina —José Dávalos, en la UNAM: «la Ley no dice que las faltas deben darse en un mes, sino en un período de treinta días»— y la que sigue IDC en su análisis de 2025. En un juicio, el tribunal valora el caso con el expediente a la vista; lo que es seguro es que contar por mes calendario es la lectura más estrecha, y una empresa que cuente así puede dejar pasar una causa que el texto sí reconoce.

«Sin permiso del patrón o sin causa justificada»: las justificadas no cuentan

Una falta con permiso, o con causa justificada, sale del cómputo. La incapacidad temporal por enfermedad o accidente es, además, causa de suspensión de la obligación de prestar el servicio (artículo 42, fracción II): ese día no se trabajó, pero no se faltó. Lo que la persona debe hacer es avisar: el artículo 134, fracción V, la obliga a «dar aviso inmediato al patrón, salvo caso fortuito o de fuerza mayor, de las causas justificadas que le impidan concurrir a su trabajo», y el 135, fracción II, le prohíbe «faltar al trabajo sin causa justificada o sin permiso del patrón». Un justificante presentado tarde pero válido sigue quitando la falta del cómputo; lo que el acta documenta es que, en el momento, no hubo aviso ni justificante.

Tres casos resueltos por el módulo

Las fechas de abajo no están escritas a mano: las calcula el mismo módulo que mueve el contador, y la suite de pruebas del sitio las afirma una por una.

Calculado por `lib/laboral/faltas.ts` con la lectura de treinta días naturales y ventana móvil; el plazo del artículo 517 se cuenta desde el día siguiente a la cuarta falta.

El primer caso es el que un mes calendario pierde: en marzo sólo hay tres faltas injustificadas, pero la ventana que arranca el 9 de marzo de 2026 llega hasta el 7 de abril de 2026 y recoge la del 6 de abril de 2026. El segundo es el espejo: cuatro faltas en treinta y un días no reúnen la fracción, por un día. Y el tercero enseña la aritmética del plazo cuando el mes siguiente es más corto.

Lo que la fracción X no dice

No dice que un retardo sea una falta de asistencia, ni que tres retardos la formen. No dice que salir a media jornada cuente como faltar: la jornada es «el tiempo durante el cual el trabajador está a disposición del patrón» (artículo 58), y una ausencia parcial es otra cosa, que el reglamento interior puede regular como disciplina pero no convierte en falta para la rescisión. Y no dice que la cuarta falta despida a nadie por sí sola: abre la causa, y la causa hay que ejercerla con el aviso escrito, dentro del mes, y probarla.

Los plazos del patrón: un mes para actuar, cinco días para el aviso

Hay tres relojes y conviene no confundirlos. El primero es el de los treinta días de la fracción X, que es un periodo para contar faltas, no un plazo para hacer nada. El segundo es el del artículo 517, fracción I: prescriben en 1 mes «las acciones de los patrones para despedir a los trabajadores, para disciplinar sus faltas», y el plazo «corre a partir, respectivamente, del día siguiente a la fecha en que se tenga conocimiento de la causa de la separación o de la falta». El tercero es el del aviso: si no se entregó personalmente en el momento del despido, hay 5 días hábiles para comunicarlo al Tribunal.

Fuente: Ley Federal del Trabajo, artículos 47, 423, 517, 518, 804 y 805, texto vigente (última reforma DOF 14-05-2026).

Cómo cuenta el contador el mes del artículo 517

Para la fracción X, la causa queda completa con la cuarta falta: antes de ella no hay nada que conocer. Por eso el contador toma esa fecha como la del conocimiento, salvo que captures otra posterior —un control de asistencia que se revisa cada quincena—, y cuenta el mes de fecha a fecha desde el día siguiente: cuarta falta el 6 de abril, plazo del 7 de abril al 6 de mayo. Cuando el mes siguiente no tiene ese día, el plazo vence su último día: cuarta falta el 31 de enero, plazo del 1 de febrero al 28 de febrero de 2026. Es una aritmética de calendario explicada, no una regla escrita en la ley —la ley dice «un mes» y nada más—, y por eso el consejo es no apurar el último día: un acta levantada a tiempo y un aviso entregado en la segunda semana no dependen de cómo cuente nadie.

Si la empresa se enteró después de la cuarta falta, el plazo corre desde que lo supo, pero esa fecha hay que poder probarla, y lo que normalmente la prueba es el propio control de asistencia, que la empresa lleva y revisa. Alegar que no se sabía lo que el propio registro dice es difícil de sostener.

Acta, amonestación y aviso de rescisión: tres documentos, tres efectos

La pregunta «¿cuántas actas administrativas hacen falta para despedir?» no tiene respuesta porque mezcla tres documentos distintos. La ley cuenta causas, no actas; el reglamento interior cuenta sanciones; y el único documento que la ley exige para despedir es el aviso. Esta tabla los pone uno junto a otro.

Fuente: Ley Federal del Trabajo, artículos 47, 161, 423, 517, 784 y 804, texto vigente (última reforma DOF 14-05-2026).

Una consecuencia práctica: la empresa puede levantar el acta por la cuarta falta y decidir no despedir —apercibir, o amonestar si el reglamento lo prevé—, y es una decisión legítima. Lo que no puede es guardar el acta dos meses y usarla después, porque el mes del artículo 517 ya corrió. La repetición posterior es una causa nueva, con su propio mes, y el acta anterior sirve entonces para lo que de verdad sirve: mostrar la reincidencia.

Cómo llenar el acta administrativa, bloque por bloque

En el orden del formulario de arriba. Lo que sigue no define cada renglón —se entiende solo—, sino qué conviene escribir y dónde está la trampa que luego cuesta el juicio.

Las cuatro variantes y por qué citan artículos distintos

El acta por faltas injustificadas cita la fracción X del artículo 47 y la prohibición del 135, fracción II. La de incumplimiento de funciones cita la fracción XI —«desobedecer el trabajador al patrón o a sus representantes, sin causa justificada, siempre que se trate del trabajo contratado»— y las obligaciones del 134 de trabajar bajo la dirección del patrón y «en la forma, tiempo y lugar convenidos»; por eso en esa variante conviene que los hechos digan que la orden estaba dentro de las funciones del puesto, que es lo que el contrato individual de trabajo describe en su fracción III del artículo 25. La de conducta cita la fracción II, con sus dos salvedades: «salvo que medie provocación o que obre en defensa propia». Y la de retardos no cita ninguna fracción del 47 a propósito: un retardo no es una falta de asistencia, así que esa acta se apoya en el reglamento interior y en el artículo 423, fracción X, y lo dice con todas sus letras.

Errores que dejan el acta sin fuerza en un juicio

Sólo lo que el texto de la ley sostiene. Hay criterios de los tribunales sobre la ratificación de las actas por quienes las firman, y existen, pero no se citan por número porque no se pudieron leer en la fuente al escribir esta página; lo que sí se puede afirmar es lo que sigue, con su artículo.

Fuente: Ley Federal del Trabajo, artículos 47, 107, 423, 517, 784, 804 y 805, texto vigente (última reforma DOF 14-05-2026).

El error que no está en la tabla porque no es del acta sino del aviso, y que más despidos justificados convierte en injustificados: pedir a la persona que firme una renuncia «para no manchar su expediente» en lugar de entregarle el aviso de rescisión. La renuncia firmada bajo presión se impugna, y lo que debió existir —el aviso con conducta y fechas— nunca existió. Si hay causa, se ejerce como causa.

Después del acta: el aviso de rescisión y el Centro de Conciliación

Si la empresa decide rescindir, el documento que sigue es el aviso escrito del artículo 47. Tres párrafos del artículo dicen todo lo que hay que saber. El patrón «deberá darle aviso escrito en el que refiera claramente la conducta o conductas que motivan la rescisión y la fecha o fechas en que se cometieron». El aviso «deberá entregarse personalmente al trabajador en el momento mismo del despido o bien, comunicarlo al Tribunal competente, dentro de los cinco días hábiles siguientes, en cuyo caso deberá proporcionar el último domicilio que tenga registrado del trabajador a fin de que la autoridad se lo notifique en forma personal». Y «la falta de aviso al trabajador personalmente o por conducto del Tribunal, por sí sola presumirá la separación no justificada, salvo prueba en contrario que acredite que el despido fue justificado».

Dos detalles de redacción que importan. El texto vigente dice «Tribunal competente», no Centro de Conciliación ni Junta: la comunicación del aviso va al tribunal laboral. Y la presunción admite prueba en contrario: omitir el aviso no vuelve el despido injustificado por decreto, pero pone al patrón a probar cuesta arriba lo que con el aviso habría probado cuesta abajo. El artículo 784, fracción VI, cierra el círculo: es el patrón quien debe probar la «constancia de haber dado por escrito al trabajador o al Tribunal de la fecha y la causa del despido». El acuse de recibo del aviso, o la constancia de su comunicación al Tribunal, es tan importante como el aviso mismo. El formato del aviso en Word está en el kit de documentos de terminación, y la guía del patrón para cada tipo de baja en Calcu.mx Empresas.

Lo que viene después ya no lo decide la empresa. La persona separada tiene 2 meses para accionar (artículo 518, desde el día siguiente a la separación, y el plazo se suspende con la solicitud de conciliación) y, antes del Tribunal, las dos partes pasan por el Centro de Conciliación (artículo 684-B). En esa audiencia el acta, el control de asistencia y los testigos son lo que la empresa tiene para sostener la causa, y es también donde muchos asuntos terminan en convenio. Qué Centro corresponde, cómo se presenta la solicitud y qué pasa en la audiencia está en la guía del Centro de Conciliación Laboral. Y las cantidades que están en juego si la causa no se prueba —tres meses, prima de antigüedad, en su caso veinte días por año— las calcula la calculadora de liquidación.

Aunque la causa se pruebe, el despido justificado no sale gratis: se pagan las partes proporcionales de aguinaldo, vacaciones y prima vacacional, y la prima de antigüedad del artículo 162, fracción III, que corresponde a quien es separado «independientemente de la justificación o injustificación del despido». Lo que no se paga es la indemnización de tres meses.

Retardos, suspensiones y lo que el acta no puede hacer

Un acta puede documentar retardos, y es buena práctica hacerlo, pero el camino de los retardos no lleva a la fracción X: lleva al reglamento interior de trabajo. El artículo 423 exige que el reglamento contenga las «horas de entrada y salida» (fracción I) y las «disposiciones disciplinarias y procedimientos para su aplicación» (fracción X), y el 425 dice que el reglamento «surtirá efectos a partir de la fecha de su depósito» y que debe imprimirse, repartirse y fijarse en los lugares más visibles. Una empresa sin reglamento depositado no tiene un catálogo de sanciones; tiene, a lo sumo, la posibilidad de dejar constancia y, cuando los hechos encuadren en una fracción del 47, rescindir.

Con reglamento, la sanción tiene dos topes que ninguna acta puede saltarse: la suspensión en el trabajo como medida disciplinaria «no podrá exceder de 8 días», y la persona «tendrá derecho a ser oída antes de que se aplique». A eso se suma el artículo 107: «está prohibida la imposición de multas a los trabajadores, cualquiera que sea su causa o concepto». Descontar el día que no se trabajó no es una multa —el salario es «la retribución que debe pagar el patrón al trabajador por su trabajo», artículo 82—, pero descontar más que el día, o descontar por un retardo una cantidad que no corresponde al tiempo no trabajado, sí lo es. El generador avisa si capturas una suspensión de más de ocho días, y la variante de retardos cita el reglamento y no la fracción X.

Qué se conserva, y cuánto tiempo

El artículo 804 obliga al patrón a conservar y exhibir en juicio, entre otros, los «controles de asistencia, cuando se lleven en el centro de trabajo» (fracción III) «durante el último año y un año después de que se extinga la relación laboral», y el contrato individual «mientras dure la relación laboral y hasta un año después». El acta no está en la lista —la ley no la conoce—, pero va con lo que la sostiene: se conserva en el expediente de la persona al menos el mismo tiempo que el control de asistencia, y mientras pueda haber un juicio pendiente. Un acta digital firmada en pantalla no está prohibida; lo que hay que poder demostrar es quién la firmó y cuándo, y en eso el papel con firmas autógrafas sigue siendo lo más fácil de ratificar.

Preguntas frecuentes sobre el acta administrativa

Fuentes oficiales y referencias

El articulado se leyó el 15 de octubre de 2026 directamente en el PDF de la Ley Federal del Trabajo que publica la Cámara de Diputados. Las once páginas con las que se comparó esta guía se descargaron y midieron el mismo día; el Semanario Judicial de la Federación devolvió un bloqueo a las peticiones automáticas, así que no se cita ninguna tesis por número. Si encuentras una afirmación que no cuadre con el texto oficial, escríbenos y la corregimos citando la fuente.