Pregunta 1 de 5ConceptoBásica
El libro diario
Por Deepak Middha, fundador y autor de calcu.mxRevisado el 23 de septiembre de 2026
Respuesta rápida
El libro diario es el registro de todas las operaciones en orden de fecha, una por una y con sus cargos y abonos. En México no se lleva como un diario corrido sino en pólizas de ingresos, egresos y diario, y el Reglamento del Código Fiscal exige que los asientos se hagan en el mes en que ocurren.
Puntos clave
- En México la contabilidad se lleva en PÓLIZAS, no en un diario corrido: de ingresos cuando entra dinero, de egresos cuando sale, y de diario para todo lo demás. Es lo que produce cualquier sistema contable mexicano y lo que casi ninguna guía explica.
- El orden es cronológico y no se reordena. Un asiento con fecha de ayer se registra hoy con la fecha de ayer, no se intercala como si se hubiera capturado a tiempo.
- Lo que obliga aquí es el artículo 33, apartado B, del Reglamento del Código Fiscal: registros analíticos, en el mes en que ocurren las operaciones y ligados a su comprobante fiscal. No hay legalización de libros en un registro mercantil, que es lo que cuentan las guías españolas.
- Una venta con procedimiento perpetuo produce DOS asientos, no uno: el de la venta y el del costo de la mercancía entregada. Es la causa número uno de un diario incompleto.
El libro diario de un mes completo
Míralo entero, o regístralo tú operación por operación y te digo qué falta en cada asiento. Con el interruptor de abajo lo ves como diario corrido o como pólizas, que es la forma en que se lleva en México.
Cómo se presentaMismo contenido, mismas cifras. En México se trabaja con pólizas.
| Folio | Cuenta | Cargo | Abono |
|---|---|---|---|
| 1 | 2 de eneroIngresosAportación de capital de la socia, depositada en la cuenta de la empresa | ||
| 1102 Bancos | $250,000.00 | ||
| 3101 Capital social | $250,000.00 | ||
| 2 | 5 de eneroIngresosDisposición del crédito simple bancario a 24 meses | ||
| 1102 Bancos | $120,000.00 | ||
| 2102 Documentos por pagar a corto plazo | $120,000.00 | ||
| 3 | 6 de eneroEgresosCompra de mobiliario y equipo de oficina, pagada con cheque | ||
| 1201 Mobiliario y equipo de oficina | $96,000.00 | ||
| 1106 IVA acreditable pagado | $15,360.00 | ||
| 1102 Bancos | $111,360.00 | ||
| 4 | 8 de eneroDiarioCompra de 6,000 cuadernos a crédito, a 30 pesos cada uno | ||
| 1105 Inventarios | $180,000.00 | ||
| 1107 IVA pendiente de pago | $28,800.00 | ||
| 2101 Proveedores | $208,800.00 | ||
| 5 | 10 de eneroEgresosRenta del local de 3 meses, pagada por adelantado | ||
| 1108 Rentas pagadas por anticipado | $36,000.00 | ||
| 1106 IVA acreditable pagado | $5,760.00 | ||
| 1102 Bancos | $41,760.00 | ||
| 6 | 12 de eneroIngresosVenta de mostrador de 2,500 cuadernos, cobrada en efectivo | ||
| 1101 Caja | $174,000.00 | ||
| 4101 Ventas | $150,000.00 | ||
| 2103 IVA trasladado cobrado | $24,000.00 | ||
| 7 | 12 de eneroDiarioCosto de la mercancía entregada en la venta del 12 de enero, por PEPS | ||
| 5101 Costo de ventas | $75,000.00 | ||
| 1105 Inventarios | $75,000.00 | ||
| 8 | 15 de eneroEgresosNómina del mes: sueldo bruto, ISR retenido y neto pagado | ||
| 6101 Sueldos y salarios | $48,000.00 | ||
| 2105 Impuestos retenidos por pagar | $4,320.00 | ||
| 1102 Bancos | $43,680.00 | ||
| 9 | 18 de eneroEgresosLuz, agua e internet del local, pagados con transferencia | ||
| 6103 Luz, agua e internet | $8,320.00 | ||
| 1106 IVA acreditable pagado | $1,360.00 | ||
| 1102 Bancos | $9,680.00 | ||
| 10 | 20 de eneroEgresosCompra de 2,000 cuadernos pagada con transferencia, a 33 pesos cada uno | ||
| 1105 Inventarios | $66,000.00 | ||
| 1106 IVA acreditable pagado | $10,560.00 | ||
| 1102 Bancos | $76,560.00 | ||
| 11 | 22 de eneroDiarioVenta a crédito de 3,500 cuadernos, facturada a escuelas | ||
| 1103 Clientes | $243,600.00 | ||
| 4101 Ventas | $210,000.00 | ||
| 2104 IVA trasladado no cobrado | $33,600.00 | ||
| 12 | 22 de eneroDiarioCosto de la mercancía entregada en la venta del 22 de enero, por PEPS | ||
| 5101 Costo de ventas | $105,000.00 | ||
| 1105 Inventarios | $105,000.00 | ||
| 13 | 24 de eneroIngresosCobro parcial de la factura de una escuela, por transferencia | ||
| 1102 Bancos | $160,000.00 | ||
| 1103 Clientes | $160,000.00 | ||
| 14 | 24 de eneroDiarioTraspaso del IVA trasladado que se volvió cobrado al recibir el pago | ||
| 2104 IVA trasladado no cobrado | $22,068.97 | ||
| 2103 IVA trasladado cobrado | $22,068.97 | ||
| 15 | 26 de eneroEgresosAbono al mayorista a cuenta de la compra a crédito | ||
| 2101 Proveedores | $120,000.00 | ||
| 1102 Bancos | $120,000.00 | ||
| 16 | 26 de eneroDiarioTraspaso del IVA que se volvió acreditable al pagar al proveedor | ||
| 1106 IVA acreditable pagado | $16,551.72 | ||
| 1107 IVA pendiente de pago | $16,551.72 | ||
| 17 | 30 de eneroDiarioDepósito en el banco del efectivo acumulado en caja | ||
| 1102 Bancos | $170,000.00 | ||
| 1101 Caja | $170,000.00 | ||
| 18 | 31 de eneroEgresosPago del crédito con el cheque 1043: capital e intereses del mes | ||
| 2102 Documentos por pagar a corto plazo | $5,000.00 | ||
| 7101 Intereses a cargo | $1,800.00 | ||
| 1102 Bancos | $6,800.00 | ||
| Sumas del libro | $1,959,180.69 | $1,959,180.69 | |
Llévatelo
Al imprimir sale el libro con sus asientos y sus sumas, sin los botones.
El diario es el primer paso, y todo lo demás sale de él
Ésta es la primera parada del ciclo contable. Nada de lo que viene después se puede hacer bien si el diario está mal: el mayor no es más que el diario reordenado por cuenta, la balanza es la suma del mayor, y los estados financieros son la balanza presentada. Un asiento equivocado aquí aparece en los cuatro sitios.
El ciclo contable, paso a paso
- 1Asientos. Cada operación se registra por partida doble: lo que se carga es igual a lo que se abona.Es esta página.
- 2Mayor. Los asientos se agrupan por cuenta y cada cuenta acumula su saldo.
- 3Balanza. Se comprueba que los cargos igualan a los abonos antes de seguir. Es el filtro del ciclo.
- 4Estado de resultados. Las cuentas de ingresos, costos y gastos producen la utilidad del periodo.
- 5Balance general. Las cuentas de activo, pasivo y capital retratan la situación a la fecha de cierre.
Lo que sigue es pasar estos asientos al mayor, agrupándolos por cuenta para saber el saldo de cada una. Eso es la lección 5, y la diferencia entre los dos libros se explica ahí, con el mayor delante.
En México no se lleva un diario corrido: se llevan pólizas
Si vas a trabajar con contabilidad en México, esto es lo más útil de la lección, y casi ninguna guía lo menciona. El libro diario que enseñan los libros de texto —una hoja corrida donde los asientos se anotan uno tras otro— existe como concepto, pero lo que vas a ver en la pantalla de cualquier sistema contable mexicano son pólizas, clasificadas en tres tipos. Y la clasificación no es un capricho: decide en qué expediente se archiva el asiento, qué comprobante va pegado y quién lo autoriza.
Póliza de ingresos
Cuando ENTRA dinero a la empresa
Por ejemplo: Cobro a un cliente, venta de contado, aportación de capital, disposición de un crédito
Siempre lleva un cargo a caja o a bancos. Es la que se concilia contra los depósitos del estado de cuenta.
Póliza de egresos
Cuando SALE dinero de la empresa
Por ejemplo: Pago a proveedores, nómina, servicios, compra de equipo, pago de un crédito
Siempre lleva un abono a caja o a bancos, y es la que guarda el comprobante del pago: la ficha, el cheque o el acuse de la transferencia.
Póliza de diario
Cuando NO se mueve el efectivo
Por ejemplo: Compra a crédito, venta a crédito, depreciación, asientos de ajuste, reclasificaciones
Es la que más se equivoca y la que más importa al cierre: todos los asientos de ajuste son pólizas de diario, y son los que hacen que los estados financieros digan la verdad.
La regla, en una línea
Si el asiento carga caja o bancos, es de ingresos. Si los abona, es de egresos. Si no los toca, es de diario. No depende del concepto ni de si es gasto o ingreso: depende de la dirección del efectivo. En la herramienta de arriba, el interruptor «Pólizas» reparte el mismo mes en los tres expedientes para que veas cómo queda.
Las cinco columnas, y para qué sirve cada una
Un asiento sin alguna de estas cinco cosas no es auditable, y la que más se descuida es la cuarta.
| Columna | Para qué sirve |
|---|---|
| Fecha | Fija el periodo al que pertenece la operación. El Reglamento pide que el registro se haga en el mes en que ocurrió, así que la fecha no es decorativa: decide en qué balanza cae. |
| Folio de la póliza | Identifica el asiento de forma única para poder localizarlo. Sin folio, «revisa el asiento de la renta» obliga a buscar entre trescientos. |
| Cuenta y subcuenta | El nivel al que se registra. La cuenta de mayor es lo que aparece en la balanza; el auxiliar dice a QUÉ cliente o proveedor corresponde. |
| Concepto | Qué pasó, en una línea legible por alguien que no estaba ahí. Es lo que convierte un asiento en algo auditable seis meses después. |
| Cargo y abono | Los dos importes, en columnas separadas. La suma de una columna tiene que igualar a la de la otra, en cada asiento y en el libro completo. |
Una venta son dos asientos, y por eso el mes tiene 18 y no 14
Papelería El Lápiz hizo 14 operaciones en enero de 2026, y su diario tiene 18 asientos antes de los ajustes de cierre —y 26 con ellos—. La diferencia no es un descuido: es que una operación no equivale a un asiento, y las que producen dos son justamente las que más se registran mal.
Las 2 ventas, por el costo
Con inventario perpetuo, cada venta registra dos cosas: lo que se le cobra al cliente y lo que costó la mercancía que salió. El primero carga clientes o caja y abona las ventas; el segundo carga el costo de ventas y abona el inventario.
Olvidar el segundo es el error más común de un diario incompleto, y tiene un síntoma inconfundible: la utilidad bruta sale cercana al 100% de la venta y el inventario del balance no baja nunca aunque la tienda esté vacía.
El cobro y el pago, por el IVA
Esto es específicamente mexicano. El IVA se causa cuando se cobra y se acredita cuando se paga, así que cuando un cliente abona su factura hay que traspasar la parte proporcional del IVA de «no cobrado» a «cobrado». Y al pagarle al proveedor, de «pendiente de pago» a «acreditable».
Sin esos traspasos la declaración mensual no se puede armar desde la contabilidad, porque no se sabe cuánto IVA es acreditable este mes.
En el modo «Registrarlo yo» de la herramienta, la operación no se da por hecha hasta que estén los dos asientos. No se avisa antes a propósito: descubrirlo al comprobar es lo que hace que no se olvide.
No hay que legalizar libros: eso es de España
Los primeros resultados de esta búsqueda son blogs españoles. Hablan en euros, fundan la obligación en el Código de Comercio español y dedican media página a legalizar los libros en el Registro Mercantil. Un lector mexicano va a buscar ese trámite y no lo va a encontrar, porque aquí no existe.
Lo que obliga en México es otra cosa. El artículo 28 del Código Fiscal manda llevar contabilidad y hacerlo en medios electrónicos, y el artículo 33, apartado B, de su Reglamento dice cómo: registros analíticos, hechos en el mes en que se realizan las operaciones, que permitan identificar cada operación con su documentación comprobatoria, y llevados en libro diario y mayor.
Lo que NO aplica en México
- · Legalizar los libros en un registro mercantil.
- · Sellar o foliar hojas de un libro de papel.
- · El Plan General Contable y su numeración de grupos.
- · Los plazos y trámites del Código de Comercio español.
Lo que SÍ aplica
- · Registros analíticos, en el mes de la operación.
- · Cada asiento ligado a su comprobante fiscal.
- · Libro diario y mayor, en medios electrónicos.
- · El envío de la información contable, para quien esté obligado.
Quién está obligado a enviar y en qué plazos es un tema con su propia tabla, y vive en la lección de la balanza de comprobación, con las reglas de la Resolución Miscelánea y las excepciones de «Mis cuentas» y del Régimen Simplificado de Confianza.
Los cinco errores del libro diario, y el síntoma de cada uno
Ninguno de los cinco lo detecta la balanza de comprobación, porque todos respetan la igualdad entre cargos y abonos. Lo que los delata es el síntoma.
Olvidar el asiento del costo en una venta
El síntoma: La utilidad bruta sale imposiblemente alta —cercana al 100% de la venta— y el inventario del balance no baja nunca aunque la mercancía ya salió de la tienda.
Cómo se evita: Con procedimiento perpetuo, toda venta produce DOS asientos. Si tu sistema no genera el segundo solo, hazlo tú en la misma póliza y comprueba que el inventario baja.
Clasificar como póliza de diario algo que movió efectivo
El síntoma: La conciliación bancaria se vuelve imposible de armar: hay movimientos en el banco que no aparecen en ninguna póliza de ingresos ni de egresos.
Cómo se evita: La regla es mecánica: si el asiento toca caja o bancos, es de ingresos o de egresos según la dirección. Sólo lo que no toca efectivo es de diario.
Reordenar los asientos para que «queden bonitos»
El síntoma: Los folios dejan de ir en orden de fecha y se vuelve imposible seguir el rastro de una operación o demostrar cuándo se registró.
Cómo se evita: El orden es cronológico y el folio es consecutivo. Un asiento capturado tarde lleva la fecha del hecho y el folio del momento en que se capturó: las dos cosas son información.
Un concepto que no dice nada
El síntoma: «Varios», «ajuste», «póliza 47». Seis meses después nadie —ni tú— puede saber qué fue, y hay que ir al comprobante para cada renglón.
Cómo se evita: El concepto describe el hecho y nombra a la contraparte: «Pago a Mayorista del Centro, factura A-4471, abono a la compra del 8 de enero».
Registrar el IVA en una sola cuenta
El síntoma: La declaración mensual no se puede armar desde la contabilidad, porque no se sabe cuánto IVA está pagado —y por tanto acreditable— y cuánto sigue pendiente.
Cómo se evita: Cuatro cuentas, como manda el flujo mexicano y como refleja el propio código agrupador. Al pagar al proveedor se traspasa de la pendiente a la acreditable.
Pon a prueba lo que acabas de leer
Cinco preguntas con la explicación de todas las opciones, no sólo de la correcta. Si te equivocas, lo útil no es saber cuál era: es leer por qué la que elegiste no lo era.
Pregunta 2 de 5CálculoMedia
La papelería hizo 14 operaciones en enero. ¿Cuántos asientos produjeron esas 14 operaciones, antes de los ajustes de cierre?
Pregunta 3 de 5CálculoAvanzada
De los asientos del mes de la papelería, incluidos los de cierre, ¿cuántos son pólizas de egresos?
Pregunta 4 de 5ConceptoMedia
Te encuentras una factura de enero el 20 de febrero, cuando la balanza de enero ya se envió. ¿Qué haces?
Pregunta 5 de 5InterpretaciónAvanzada
Un lector encuentra una guía que explica cómo legalizar el libro diario en el Registro Mercantil. ¿Le sirve en México?
Todavía no has contestado ninguna.
Herramientas relacionadas
El diario es el primer paso. Estas cuatro son lo que viene antes y lo que viene después.
- La partida dobleAntes de registrar un mes conviene saber revisar un asiento. Ahí está el revisor que explica qué está mal y qué sólo es raro.
- El catálogo de cuentasLas cuentas en las que se registra, con el código agrupador del SAT y filtradas por giro de negocio.
- Balanza de comprobaciónLa comprobación del periodo completo, con el diagnóstico de por qué no cuadra y los plazos de envío al SAT.
- Qué es un CFDICada asiento tiene que poder ligarse al folio fiscal del comprobante que lo ampara. Eso lo exige el Reglamento.
Preguntas frecuentes
¿Qué diferencia hay entre el libro diario y una póliza?
El libro diario clásico es un registro corrido donde los asientos se anotan uno tras otro por fecha. Una póliza es el documento que ampara un asiento concreto, con su folio, su fecha, su concepto y los comprobantes pegados. En México se trabaja con pólizas, clasificadas en ingresos, egresos y diario, y el conjunto de todas ellas en orden de fecha ES el libro diario. No son cosas distintas: es el mismo contenido con otra presentación.
¿Cuáles son los tres tipos de póliza y cuándo se usa cada uno?
De ingresos cuando entra dinero a la empresa: un cobro, una venta de contado, una aportación. De egresos cuando sale: un pago a proveedores, la nómina, la compra de un activo. Y de diario para todo lo que no mueve efectivo: una compra a crédito, una venta a crédito, la depreciación, los asientos de ajuste. La clasificación no cambia el asiento, cambia el expediente donde se archiva y quién lo autoriza.
¿Hay que legalizar los libros contables en México?
No. Eso es de España, donde los libros se legalizan en el Registro Mercantil, y es la confusión que arrastran las guías escritas allá que dominan esta búsqueda. En México la obligación es otra: llevar los registros conforme al artículo 28 del Código Fiscal y a los artículos 33 y 34 de su Reglamento, en medios electrónicos, y —quien esté obligado— enviar la información contable al SAT por su portal.
¿Qué pasa si registro una operación con fecha atrasada?
Se registra con la fecha en que ocurrió, no con la de hoy, y eso es lo correcto: el asiento tiene que reflejar cuándo pasó el hecho. Lo que el Reglamento pide es que el registro se haga dentro del mes en que se realizó la operación. Si el mes ya se cerró y la balanza se envió, la corrección se hace con un asiento del mes siguiente o con una balanza complementaria, no borrando el pasado.
¿Cuántos asientos produce una venta a crédito?
Dos, si la empresa lleva inventario perpetuo, que es lo normal en cualquier sistema moderno. El primero registra la venta: carga a clientes por el total y abona las ventas y el IVA. El segundo registra el costo: carga el costo de ventas y abona el inventario, por lo que costó la mercancía entregada. Olvidar el segundo es el error más común de un diario incompleto, y su síntoma es una utilidad bruta imposiblemente alta.
¿El libro diario se puede llevar en Excel?
Para aprender, sí, y esta lección lo hace. Para cumplir, depende de tus obligaciones: el Reglamento exige registros analíticos, ligados a sus comprobantes fiscales y en medios electrónicos, y quien está obligado a enviar contabilidad debe generar los XML de catálogo y balanza con la estructura del Anexo 24. Una hoja de cálculo no produce esos archivos, así que sirve como control interno pero no como sistema de cumplimiento.
Fuentes oficiales y referencias
- Reglamento del Código Fiscal de la Federación, artículos 33 y 34 (texto vigente, Cámara de Diputados) — Artículo 33, apartado A: los documentos e información que integran la contabilidad para efectos fiscales; su fracción IV incluye expresamente «los estados de cuenta bancarios y las conciliaciones de los depósitos y retiros respecto de los registros contables». Apartado B: los requisitos de los registros contables —analíticos, en el mes de la operación, en libro diario y mayor, ligados a los comprobantes fiscales— y, en su fracción VI, la obligación de formular los estados financieros y «las balanzas de comprobación». Artículo 34: los registros en medios electrónicos. Es la norma que desarrolla las fracciones I a III del artículo 28 del Código.
- Código Fiscal de la Federación, artículos 12 y 28 (texto vigente, Cámara de Diputados) — Artículo 28: aplica a «las personas que de acuerdo con las disposiciones fiscales estén obligadas a llevar contabilidad». Fracción I: qué integra la contabilidad para efectos fiscales. Fracción III: los asientos se llevan en medios electrónicos conforme al Reglamento y a las reglas del SAT. Fracción IV: los obligados «ingresarán de forma mensual su información contable a través de la página de Internet del Servicio de Administración Tributaria». Artículo 12: en los plazos fijados en días no se cuentan sábados, domingos ni los días inhábiles que enumera, y si el último día es inhábil el plazo se prorroga al siguiente día hábil. Última reforma publicada en el DOF el 9 de abril de 2026.
- Anexo 24 de la Resolución Miscelánea Fiscal para 2026 (DOF, 13 de enero de 2026) — Apartado B. Contiene la definición que la autoridad usa de balanza de comprobación y la lista exacta de sus datos: Versión, RFC, Mes, Año, Tipo de Envío, Fecha de Modificación, Número de Cuenta, Saldo Inicial, Debe, Haber y Saldo Final. De aquí salen las cuatro columnas del modo completo de la herramienta.
Ninguna regla de esta página se escribió de memoria, y ninguna viene del Código de Comercio español. Revisado por Deepak Middha, Contador calificado y Chartered Accountant, con más de 15 años de experiencia. Si detectas un error, escríbenos a support@calcu.mx y lo corregimos.
Llévate esta lección
Copia este código para poner Constructor de libro diario y pólizas en tu sitio, en tu blog o en tu aula virtual. Es gratis, no pide registro y no lleva publicidad.
<iframe src="https://calcu.mx/embed/contabilidad/libro-diario" width="100%" height="1560" loading="lazy" title="Constructor de libro diario y pólizas de Calcu.mx" style="border:0;border-radius:12px;overflow:hidden;"></iframe>La herramienta insertada funciona igual que aquí: calcula en el navegador de quien la usa y no manda sus cifras a ninguna parte.
Cómo citar esta página
Si la usas en un trabajo escolar, en un artículo o al pedirle algo a un asistente de inteligencia artificial, ésta es la referencia completa.
Middha, D. (2026). El libro diario. Calcu.mx. Revisado el 2026-09-23. https://calcu.mx/aprende/contabilidad/libro-diarioAutor: Deepak Middha, Contador calificado y Chartered Accountant. Si encuentras un error en esta lección, escríbenos y lo corregimos: la fecha de revisión de arriba cambia cuando el contenido cambia, no cuando se despliega el sitio.