Formato de cotización para llenar: editable (Word y PDF)

No. Una cotización es una oferta comercial: dice cuánto costaría un trabajo o una mercancía y bajo qué condiciones, antes de que la operación exista. La factura es el comprobante fiscal digital (CFDI) que emites cuando ya cobraste o ya prestaste el servicio, y es lo único que ampara deducción y acreditamiento de IVA. Una cotización no sustituye a la factura ni tiene efectos fiscales, y este generador lo dice dentro del propio documento.

Quién cotiza con sus datos de contacto, el cliente, un folio, la fecha, la vigencia, la lista de conceptos con cantidad y precio unitario, el subtotal, el IVA si aplica, el total y las condiciones comerciales (anticipo, forma de pago, tiempo de entrega y qué no incluye el precio). El folio y la vigencia son los dos que más se olvidan y los que más problemas evitan.

Entre 8 y 30 días naturales es lo habitual. Si tus insumos suben de precio o dependen del tipo de cambio, quédate en 8 o 15 días; si vendes servicios propios con costos estables, 30 es razonable. Una cotización sin vigencia deja tu precio abierto para siempre: el cliente puede aparecer seis meses después exigiendo la misma cifra. El generador propone 15 días y lo escribe como cláusula.

Si eres contribuyente y la operación causa IVA, sí: muéstralo por separado. La tasa general es del 16%. Presentar «$10,000 más IVA» y luego cobrar $11,600 es la fuente de discusión más común con clientes; desglosarlo desde la cotización la elimina. Activa la casilla de IVA y el generador calcula el impuesto sobre el subtotal y suma el total. Si tus precios ya lo incluyen o la operación está exenta, desactívala.

Pon la hora como unidad: en cantidad escribe las horas estimadas y en precio unitario tu tarifa. Así el cliente ve el cálculo y no una cifra global sin explicación. Si el alcance es incierto, cotiza un rango en las condiciones («estimado de 20 a 28 horas; se factura lo efectivamente trabajado») y deja escrito que cualquier trabajo fuera de lo descrito se presupuesta por separado.

No. Una cotización no es un comprobante fiscal, así que no necesita RFC, régimen ni uso del CFDI. Muchos proveedores lo incluyen porque da confianza y porque el área de compras del cliente lo necesita para darlo de alta como proveedor, y por eso el campo existe pero es opcional. Los datos fiscales completos sí se vuelven obligatorios al momento de facturar.

Activa la casilla «Incluir espacio de aceptación y firma»: el documento añade un párrafo de conformidad y dos líneas de firma, una para el proveedor y otra para el cliente. Una cotización firmada no es un contrato completo, pero acredita que el cliente conocía y aceptó conceptos, precios y condiciones, que es justo lo que se discute cuando hay un desacuerdo a medio trabajo.

Con los botones de descarga: «Descargar Word» genera un .docx real con la tabla de conceptos como tabla de Word —editable y bien alineada—, y «Descargar PDF» crea un archivo tamaño carta con texto seleccionable, ideal para enviar por correo. Ninguno lleva marcas de agua. Los conceptos se editan desde el formulario para que el subtotal, el IVA y el total siempre cuadren.