Respuesta rápida
Los viáticos se juzgan dos veces. Para la empresa son deducibles conforme al Art. 28, fracción V de la LISR si el viaje ocurre fuera de una faja de 50 km alrededor del establecimiento, hay CFDI y se respetan los topes: $750 diarios de alimentación en territorio nacional ($1,500 en el extranjero), $3,850 diarios de hospedaje en el extranjero (sin tope en México), $850 diarios de renta de automóvil y $0.93 por kilómetro hasta 25,000 km al año. Para quien viaja son ingreso exento conforme al Art. 93, fracción XVII siempre que se comprueben; lo no comprobado se vuelve ingreso gravado por salarios, salvo el 20% que permite el Art. 152 del Reglamento.
Puntos clave
- Deducible (empresa) y exento (trabajador) son dos cuentas distintas. Un gasto puede ser exento para quien viaja y aun así no deducible para quien paga.
- La regla de los 50 km es una condición de entrada, no un tope: dentro de esa faja no hay viático y ningún límite lo rescata.
- El tope de comida y hospedaje es por día y por beneficiario; el de renta de automóvil es por día del viaje.
- Comida y renta de automóvil sólo se deducen si se acompaña el comprobante de hospedaje o transporte; con sólo el de transporte, la comida además debe pagarse con tarjeta de crédito de quien viajó.
- El hospedaje en territorio nacional no tiene tope de importe, pero sí exige comprobante de transporte.
- El Art. 152 del RLISR permite no comprobar hasta el 20% de cada ocasión, con un máximo de $15,000 al año, y no aplica a hospedaje ni a boletos de avión.
- Ese 20% no comprobado es exento para la persona, pero NO es deducible para la empresa: le falta el CFDI que exige el Art. 28.
¿Qué es un viático para efectos fiscales?
Un viático es la cantidad que el patrón entrega a una persona trabajadora —o a quien le presta servicios profesionales— para cubrir gastos de un viaje realizado en servicio del propio patrón. Fiscalmente sólo cuentan como viáticos los destinados a hospedaje, alimentación, transporte, uso o goce temporal de automóviles y pago de kilometraje de la persona beneficiaria.
Todo lo demás que se pague en un viaje puede ser un gasto legítimo del negocio, pero no entra por la puerta del viático y se evalúa con sus propias reglas. Y hay una condición previa que anula todo lo demás si no se cumple: el gasto debe erogarse fuera de una faja de 50 kilómetros que circunde el establecimiento del contribuyente.
Los topes del Art. 28, fracción V (lado empresa)
Estos límites determinan cuánto puede deducir quien paga el viaje. Lo que rebasa el tope simplemente no se deduce:
La exención del Art. 93, fracción XVII (lado trabajador)
Para la persona que viaja, el viático no es sueldo: es un ingreso exento, siempre que se haya erogado efectivamente en servicio del patrón y se compruebe con CFDI. La parte que no se comprueba deja de ser exenta y se convierte en ingreso gravado por salarios, que aparece en el recibo de nómina y se acumula en la declaración anual.
El Art. 152 del Reglamento abre una válvula: se puede no comprobar hasta el 20% del total de viáticos de cada ocasión, sin que lo no comprobado exceda $15,000 en el ejercicio, y siempre que el resto se haya pagado con tarjeta de crédito, débito o de servicio del patrón. Si sobra dinero del viático, debe reintegrarse; si no se reintegra, la regla no aplica.
Esa válvula tiene dos exclusiones que cambian el cálculo y que rara vez se mencionan: no aplica a gastos de hospedaje ni a boletos de avión. Y trae la asimetría que da sentido a esta página: ese 20% no comprobado es exento para quien viaja, pero no es deducible para la empresa, porque el Art. 28 exige comprobante fiscal.
Ejemplo resuelto: la asimetría en números
Un viaje nacional de 2 días con $1,000 de comida y $2,000 de hospedaje, del que $900 se entregaron sin comprobante. Ningún concepto rebasa su tope: la comida cabe en los $1,500 de tope (750 × 2 días) y el hospedaje nacional no tiene tope.
El mismo viaje de $3,000 produce $2,100 de deducción y $2,700 de exención. No es una contradicción: son dos artículos distintos, con requisitos distintos, aplicados al mismo dinero. Cualquier herramienta que devuelva un solo número está respondiendo sólo la mitad de la pregunta.
Segundo ejemplo: viaje al extranjero con tres topes activos
Cinco días en el extranjero para dos personas: $20,000 de comida, $50,000 de hospedaje, $6,000 de renta de auto y $30,000 de pasajes, todo comprobado.
Nota el detalle del automóvil: su tope es por día del viaje, no por día y por persona. Multiplicarlo por los dos beneficiarios daría $8,500 de tope y una deducción inflada de $6,000 en lugar de $4,250.
Requisitos que no son de importe
- El viaje debe realizarse fuera de una faja de 50 km que circunde el establecimiento del contribuyente.
- La persona beneficiaria debe tener relación laboral con el contribuyente o estarle prestando servicios profesionales.
- Debe existir CFDI cuando el gasto se eroga en territorio nacional, o la documentación comprobatoria equivalente si se eroga en el extranjero.
- El gasto de alimentación exige que se acompañe el comprobante de hospedaje o de transporte.
- El hospedaje exige que se acompañe el comprobante de transporte.
- El kilometraje exige comprobantes de gasolina y casetas del viaje.
- Lo no ejercido del viático debe reintegrarse al patrón.
Cómo usar esta calculadora
- Elige el destino (nacional o extranjero) y captura los días del viaje y el número de personas beneficiarias.
- Escribe lo erogado en cada concepto: alimentación, hospedaje, renta de automóvil y pasajes.
- Si se pagó kilometraje, captura los kilómetros recorridos en lugar del importe.
- Indica cuánto del total se entregó sin comprobante fiscal, y cuánto no comprobado ya usaste antes en el mismo año.
- Indica qué comprobante acompaña al gasto —hospedaje, sólo transporte o ninguno— y el vínculo de quien viajó. Son requisitos del Art. 28, fr. V: sin ellos no hay deducción, aunque el importe quepa en su tope.
- Confirma si el viaje salió de la faja de 50 km. Si no, la herramienta te lo advierte: sin ese requisito no hay viático que deducir.
Limitaciones importantes
Esta herramienta es educativa y no sustituye a un contador. No valida si tus comprobantes cumplen requisitos, no revisa el complemento de CFDI de nómina con el que deben timbrarse los viáticos, y no contempla el tratamiento del IVA acreditable de estos gastos ni las reglas particulares de viáticos al extranjero pagados en moneda distinta al peso.
Tampoco decide si un gasto es estrictamente indispensable para tu actividad, que es un requisito general del Art. 27 y una razón frecuente por la que el SAT rechaza una deducción de viaje que cumplía todos los topes.